Smlouva o zpracování osobních údajů

1. Smluvní strany

Správce je ordinace, tedy poskytovatel zdravotních služeb, jehož dentální hygienistky EDOWhisper používají (dále jen „ordinace“).

Zpracovatel je Jiří Zeman, IČO 45884625, se sídlem Roháčova 145/14, 130 00 Praha 3, provozovatel služby EDOWhisper (dále jen „zpracovatel“ nebo „my“). Kontakt: jirka@jirkazeman.cz.

Smlouva je součástí Podmínek použití a uzavírá se v elektronické podobě (čl. 28 odst. 9 GDPR) tím, že ordinace začne EDOWhisper používat.

2. Co a proč zpracováváme

Osobní údaje zpracováváme jen proto, abychom ordinaci poskytovali službu EDOWhisper:

• hlasový záznam vyšetření na iPhonu, Apple Watch nebo telefonu s Androidem;
• přepis řeči na text;
• vyplnění strukturovaného záznamu jazykovým modelem umělé inteligence: anamnéza, zubní kříž v číslování FDI, parodontální status, indexy a poznámka k ošetření;
• ukládání záznamů;
• kartotéka pacientů, kalendář a objednávání, recall, souhlasy pacientů (včetně odeslání odkazu na souhlas e-mailem) a import z programu XDent.

3. Jak dlouho

Po dobu, kdy ordinace službu používá. Potom údaje vymažeme podle části 14.

4. Jaké údaje a o kom

Druhy osobních údajů:

• identifikační a kontaktní údaje pacientů: jméno, příjmení, rodné číslo (jen pokud ho ordinace zadá), telefon a e-mail;
• údaje o zdravotním stavu (zvláštní kategorie podle čl. 9 GDPR): nálezy v dutině ústní, zubní kříž, parodontální status, anamnéza, poznámky k ošetření a fotografie, které ordinace nahraje;
• hlasové nahrávky (jen dočasně, viz část 5);
• textové přepisy;
• termíny objednání;
• údaje o uživatelských účtech pracovníků ordinace.

Koho se údaje týkají:

• pacientů ordinace;
• pracovníků ordinace, kteří aplikaci používají.

5. Zvukové nahrávky

Náš server zvukové nahrávky neukládá. Po přepisu se přepis i zvuková nahrávka smažou také u poskytovatele přepisu, a to přes jeho rozhraní API (od 22. 10. 2026). V záznamu zůstává jen text.

6. Pokyny ordinace

Údaje zpracováváme jen podle doložených pokynů ordinace. Pokyny jsou tyto Podmínky a to, co ordinace v aplikaci nastaví a udělá. To platí i pro předání údajů do USA podle části 10.

Jinak bychom údaje zpracovali, jen kdyby nám to uložil právní předpis EU nebo České republiky. O tom bychom ordinaci předem informovali, pokud to předpis nezakazuje.

Pokud by podle nás některý pokyn ordinace porušoval GDPR nebo jiný předpis o ochraně osobních údajů, ordinaci na to hned upozorníme.

7. Mlčenlivost

Každá osoba, která je u zpracovatele oprávněna s údaji pracovat, je vázána mlčenlivostí.

8. Zabezpečení (čl. 32 GDPR)

Přijali jsme tato technická a organizační opatření:

• databáze v EU (Irsko);
• přístup jen po přihlášení; každý uživatel vidí jen své vlastní záznamy (pravidla přístupu k řádkům databáze, Row Level Security);
• auditní stopa změn záznamů, kterou nelze přepsat;
• záznamy se po 24 hodinách zamknou; odemknout je může jen jejich autor, a to s uvedením důvodu;
• zvukové nahrávky neukládáme a u poskytovatele přepisu se mažou (část 5);
• přístup k produkčním datům má jen provozovatel;
• zálohy zajišťuje poskytovatel databáze.

9. Další zpracovatelé (podzpracovatelé)

Ordinace nám dává obecné povolení zapojit tyto další zpracovatele:

• Supabase: databáze a přihlášení; EU (Irsko).
• Vercel: serverová část aplikace a hosting webu; EU (Irsko, region Dublin).
• ElevenLabs: přepis řeči na text; USA.
• OpenAI (smluvní stranou pro zákazníky z EU je OpenAI Ireland Ltd.): jazykový model, který vyplňuje záznam, a přepis řeči na text, pokud ho uživatel zvolí v nastavení; USA.
• Resend: odesílání e-mailů; EU (Irsko).
• RevenueCat: správa předplatného uživatelských účtů (bez údajů o pacientech).

Každý podzpracovatel je smluvně vázán povinnostmi ochrany osobních údajů podle čl. 28 GDPR. Za to, že je plní, odpovídá ordinaci zpracovatel.

Změny: O přidání nebo výměně podzpracovatele informujeme ordinace předem e-mailem. Ordinace může vznést námitku. Pokud se nedohodneme, může ordinace službu přestat používat.

10. Předání údajů do USA

Přepis řeči na text a zpracování jazykovým modelem probíhají v USA. Předání se řídí smlouvami o zpracování osobních údajů, které jsou součástí podmínek ElevenLabs a OpenAI. ElevenLabs v nich jako právní základ předání uvádí rámec EU–USA pro ochranu osobních údajů (EU-U.S. Data Privacy Framework, prováděcí rozhodnutí Komise ze dne 10. 7. 2023) nebo standardní smluvní doložky EU (prováděcí rozhodnutí Komise (EU) 2021/914).

11. Žádné trénování umělé inteligence

• OpenAI podle svých podmínek pro API nepoužívá data poslaná přes API k trénování modelů.
• U ElevenLabs je vypnuté nastavení, které by umožnilo použít data ke zlepšování jejich modelů.
• EDOWhisper na datech ordinací netrénuje žádný vlastní model.

12. Pomoc ordinaci

Ordinaci pomůžeme, pokud to povaha zpracování a informace, které máme, umožní:

• s vyřizováním žádostí pacientů a dalších subjektů údajů (přístup, oprava, výmaz a další práva);
• s plněním povinností k zabezpečení údajů a při porušení zabezpečení;
• s posouzením vlivu na ochranu osobních údajů (DPIA): připravili jsme Podklad k posouzení vlivu;
• s předchozí konzultací s Úřadem pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ).

13. Porušení zabezpečení

Jakmile se dozvíme o porušení zabezpečení osobních údajů, oznámíme ho ordinaci bez zbytečného odkladu. Předáme jí informace, které máme, aby mohla splnit ohlašovací povinnost vůči ÚOOÚ podle čl. 33 GDPR.

14. Ukončení zpracování a výmaz

Smazání účtu se vyžádá na edowhisper.cz/account-delete. Text záznamů si ordinace může předtím zkopírovat do svého programu.

• Účet a přihlašovací údaje smažeme ihned.
• Osobní nastavení a profil smažeme ihned.
• Záznamy vyšetření pacientů musí být podle zákona č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách, uchovávány minimálně 5 let od posledního záznamu. Proto je nelze smazat okamžitě: anonymizujeme je a odstraníme po uplynutí zákonné lhůty.

15. Informace a audity

Ordinaci poskytneme informace potřebné k doložení, že plníme povinnosti podle této smlouvy a čl. 28 GDPR. Umožníme audity a kontroly, které provede ordinace nebo jí pověřený auditor, po přiměřeném předchozím ohlášení.

16. Povinnosti a práva ordinace

• Ordinace rozhoduje o účelu zpracování a odpovídá za to, že zpracování údajů jejích pacientů je v souladu s právem.
• Hygienistka pacientovi před nahráváním řekne, že vyšetření nahrává. Aplikace nabízí šablonu souhlasu pacienta (verze 1.1).
• Aplikace nediagnostikuje, nedoporučuje léčbu a nepočítá stadium parodontitidy. Hodnoty, které nedokáže jistě zařadit, nevyplní a ukáže je hygienistce k ručnímu zařazení. Hygienistka záznam kontroluje a odpovídá za něj.
• Ordinace má práva podle této smlouvy, zejména na informace a audit (část 15) a na námitku proti změně podzpracovatele (část 9).

17. Kontakt

Dotazy k této smlouvě posílejte na jirka@jirkazeman.cz.